Como organizar objetivos e tarefas diárias

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“Para nos dedicarmos totalmente às nossas tarefas, as nossas mentes precisam de espaço”

Não é produtivo nem eficaz manter as tarefas e objectivos diários na mente. Simplesmente não dá! O cérebro não é um lugar para armazenar tudo e mais alguma coisa, é preciso guardar esse tipo de informações noutro sitio qualquer para não sobrecarrega-lo com coisas que não interessam!

Caso contrário, o que acaba por acontecer é que ao enchermos o nosso cérebro com informações sobre datas, compromissos, obrigações, entre outros, estaremos a desperdiçar a capacidade que ele tem para pensar (sim é para isso que ele serve!) o que causará dificuldades na concentração.

Ou nunca vos aconteceu quando estão a trabalhar ou a estudar vir à mente preocupações e outras coisas que não interessam e que não podem ser resolvidas naquele momento? Ah pois… esta situação só causa preocupação e stress desnecessário.

“Para trabalharmos de forma eficiente temos de dar um passo de cada vez e concentrar-nos a 100% na tarefa que temos em mãos”

Sendo assim, para evitarmos distrações nas tarefas importantes e as realizarmos com sucesso, será boa ideia utilizar um suporte físico (caderno, bloco de notas, listas no computador, trello, aplicações no telemóvel, agenda) para anotar os planos para esse dia, por exemplo, “hoje os meus objetivos são concluir o trabalho X, ir ao ginásio e arrumar o quarto”, e anotar também as ideias concretas para realizar esses objetivos.

Assim, o nosso cérebro poderá ficar descansadinho e não nos chateará com preocupações desnecessárias quando estivermos a realizar alguma tarefa importante. Além de que, quando finalmente pudermos dar atenção a isso, saberemos precisamente onde ir buscar a informação.

Dicas para manteres os teus compromissos, objetivos, listas de tarefas e ideias organizadas:
  • Todos os dias deverás anotar os teus objetivos e compromissos (3 ou 4) para esse dia ou para o dia seguinte (como te der mais jeito);
  • Não deverão ser muitos para que não se torne numa agenda irrealista onde te conduza à frustração e ao desespero. 24h podem não ser suficientes para tudo o que tens em mente realizar;
  • Os objetivos deverão ser precisos e claros, e continuamente, deves te ir perguntado “qual o passo que tenho de dar para ficar mais perto de atingir o meu objetivo?”;
  • Podes também fazer uma lista de tarefas que gostarías de fazer nesse dia, ou seja, quando tiveres os compromissos e objetivos importantes realizados e se te sobrar tempo, então poderás dedicar atenção a essas tarefas, que deverão ser realizadas por ordem de urgência;
  • Para escreveres qualquer ideia que te ocorra, por exemplo, “Ir ao supermercado comprar cereais da marca X”, poderás por numa categoria à parte tipo “Tarefas para fazer mais tarde”, de modo a que os objetivos e tarefas sejam simples e rápidos de consultar.
  • As tarefas também poderão ser distinguidas consoante o contexto, por exemplo, tarefas para fazer em casa, no trabalho ou no computador;
  • A estratégia passa também por manter as tarefas diárias pequenas o suficiente para que possam ser feitas num período curto de tempo e assim combater a falta de tempo e de motivação;
  • Poderá ser feita uma outra lista com “ideias para um dia”, ou seja, coisas que queres fazer uma dia, mas que ainda não são ideias concretas nem com data marcada. Por exemplo, lista das viagens que quero fazer, lista dos livros que quero ler, lista das receitas para experimentar…;
  • O suporte físico que utilizares para anotar os planos para o dia e as restantes listas de tarefas e ideias, deverão estar sempre contigo e deverão estar sempre atualizadas. Assim o cérebro poderá confiar neste sistema e concentrar-se a 100% na tarefa que está a realizar;
  • Os sítios onde anotas os compromissos, objetivos, tarefas e ideias deverão estar simplificados, ou seja, não deverás por informações irrelevantes, no máximo uma frase inspiradora ou motivacional do dia, mas não mais do que isso. Se quiseres escrever os teus pensamentos então faz noutro sítio. Caso contrário o que acontecerá é que se escreveres tudo no mesmo sítio ou categoria ficará uma mistura de tarefas, pensamentos e informações, o que levará à perda do objetivo principal que é o de realizar o plano idealizado para esse dia;
  • Pode ser útil no final da semana (por exemplo sexta à tarde) escrever um comentário sobre o balanço da semana, o que foi realizado com sucesso, o que ficou por fazer, imprevistos … assim ficarás com uma sensação de controlo;

Mesmo estando de férias é importante manter anotado todos os planos e tarefas diariamente. Ao fazeres um plano diário do teu dia a dia conseguirás ter maior organização na tua vida,  realizar todos os teus objetivos passo a passo (sem entrar em stress) e o teu cérebro agradecerá.

Referências:

Allen, D. (2015). Getting things done: The art of stress-free productivity. Penguin.

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