Nos dias de hoje, desempenhar várias tarefas em simultâneo é quase uma questão de sobrevivência. Acha que é mais produtivo porque está atender uma chamada telefónica ao mesmo tempo que está a ler um e-mail no seu tablet e a preparar um powerpoint? Descubra a resposta já de seguida.
Fazer mais em menos tempo e com a maior eficácia. Este é o objetivo dos dias de hoje. O mundo de agitação constante em que vivemos força o cérebro a realizar cada vez mais tarefas em simultâneo e no menor tempo possível. Falamos ao telemóvel enquanto respondemos a e-mails, verificamos alguns dos nossos sites favoritos, partilhamos uma foto no Instagram e vemos o que os amigos disseram no Facebook. No trabalho lemos documentos, recebemos e enviamos e-mails, falamos ao telefone com um colega ou cliente e ainda tratamos da apresentação que vai ser feita na reunião da tarde… Tudo isto em simultâneo.
Aparentemente tornamo-nos mais eficientes, produtivos e julgamos conseguir fazer uma infinidade de coisas num curto espaço de tempo. E, de certa forma, é isso que hoje é esperado de nós. Por quem nos dá emprego, pelo mercado de trabalho e pela sociedade em geral. Mas será que, entretanto, não perdemos alguma coisa pelo meio do caminho?
À realização simultânea de várias tarefas chamamos multitasking ou multitarefa, uma competência cada vez mais sublinhada nos currículos e valorizada em várias organizações e ambientes de trabalho. Maria Vânia Nunes, neuropsicóloga e professora no Instituto de Ciências da Saúde da Universidade Católica Portuguesa constata que “atualmente existe a perceção de que temos muitas coisas para fazer em pouco tempo, pelo que a vantagem do multitasking seria permitir-nos fazer mais coisas no mesmo intervalo de tempo”. No entanto, ao que parece, esta capacidade não passa de um mito, pelo menos na forma como a conhecemos.
Nos últimos anos têm surgido vários estudos que nos dizem que é uma ilusão pensar que se está a fazer várias coisas ao mesmo tempo. O que realmente acontece é uma troca constante de tarefas; passamos de uma função para a outra, com maior ou menor rapidez, em ciclos que parecem intermináveis. Mas, desta forma, estamos a falar de uma sobreposição de tarefas e não da execução de múltiplas tarefas em simultâneo – como pressupunha o conceito inicial de multitasking.
Os custos das multi-tarefas
Todos já tentamos fazer várias coisas ao mesmo tempo, mas a realidade é que muitas vezes o facto de desempenharmos diferentes funções em simultâneo acaba por ter o efeito contrário. Em vez de conseguirmos terminar várias tarefas, acabamos por ter um número infinito de coisas por concluir. Nunca lhe aconteceu?
Mas este não é o único problema ou inconveniente de trabalhar em multitasking. De acordo com diversos estudos – nomeadamente as investigações realizadas por David Meyer, psicólogo e diretor do laboratório Cérebro, Cognição e Ação, da Universidade de Michigan, nos Estados Unidos da América -, esta capacidade tem efeitos adversos não só na produtividade mas também na qualidade das ações efetuadas. Dependendo das tarefas e dos autores, há quem defenda que quando fazemos multitasking demoramos cerca de mais 30 por cento de tempo do que quando estamos completamente focados em cada uma das tarefas, em particular nas tarefas complexas.
A esse propósito Maria Vânia Nunes refere que “os tempos de reação durante as tarefas duais [execução de duas tarefas] são usualmente mais longos do que os tempos das single tasks [uma só tarefa]. Isto reflete os custos de desempenhar as tarefas concorrentes e de as coordenar”.
Ora, quando interrompemos uma tarefa para iniciar uma outra, temos um custo em termos do tempo necessário para iniciar a nova função e um custo adicional que é o tempo que precisamos para nos lembrarmos do que estávamos a fazer inicialmente. O elevado nível de interrupções e as idas e vindas durante o desempenho de várias tarefas em simultâneo encarregam-se também de elevar o nível de stress, frustração, de comprometer a capacidade de raciocínio analítico e reduzir a criatividade.
Para além destes inconvenientes, existe ainda o impacto negativo na qualidade do trabalho realizado. Como Maria Vânia Nunes esclarece, “o multitasking assenta fundamentalmente em mecanismos atencionais, tendo influencia no modo como aprendemos. Para poder pensar profundamente sobre alguma coisa temos precisamente de nos focar nessa coisa, o que não acontece no multitasking”. Daí que ao dividirmos a nossa atenção por diferentes tarefas, acabamos por estar mais suscetíveis a cometer erros na execução das tarefas.
No entanto, a neuropsicóloga é comedida em avançar com os efeitos desta capacidade. Como nos confessa, “é possível que a longo prazo, as consequências do multitasking, nomeadamente do que se designa de media multitasking, se venham a fazer sentir. Alguns autores vaticinam que estas consequências vão ser benéficas, outros vaticinam o contrário. Resta-nos esperar para ver”. Mas uma coisa é certa, se “o multitasking for realizado num ambiente permanente de stress, sem descanso, pode acarretar fadiga adicional”, admite Maria Vânia Nunes.
Estratégias para lidar com o multitasking
Para minimizar os efeitos negativos do multitasking e reduzir as distrações e interrupções que daí advêm, existe uma série de estratégias que deve ter:
– Defina objetivos claros. Identifique a tarefa mais importante a fazer e passe para outra só quando terminar. Lembre-se de parar, descontrair ou distrair-se durante alguns minutos depois do tempo de concentração.
– Desligue a notificação automática da receção de novos e-mails e defina períodos específicos para consultar a sua caixa de correio eletrónico, consoante a sua realidade laboral. Por exemplo, de hora a hora ou duas a três vezes por dia.
– Aponte os passos de uma tarefa ou tenha sempre à mão onde escrever o que está a fazer quando é interrompido. Deste modo será mais fácil retomar o que estava a fazer.
– Procure um ambiente de trabalho sossegado, sem pessoas a falar alto e sem música com palavras ou versos. Quando é mesmo importante estar concentrado numa tarefa, tire o som do telemóvel e desligue outras fontes de interrupção no computador como programas de mensagens.
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